Kanunun 16. maddesine göre; Veri Sorumluları Sicilinin kamuya açık olarak tutulması gerektiği ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorunda olduğu belirtilmiştir. Ayrıca Sicile kayıtta girilmesi gereken bilgiler de açık bir şekilde sayılmıştır.
Buna göre, Sicile kayıtta veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar, kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler, kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler ve kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreye ilişkin giriş yapılması gerekmektedir.
Kurumumuzca bu kapsamda veri sorumluları tarafından Sicile bilgi girişi yapılmasına imkân sağlayan sistem hazırlanmış ve Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”) adı ile hizmete açılmıştır.
Sicilin kamuya açık olarak tutulacak olması nedeniyle VERBİS’e sadece kategoriler halinde bilgiler girilecektir. Diğer bir deyişle VERBİS’e kişisel verisi işlenen gerçek kişilere ait veriler değil, bu verilerin üst başlıkları halinde kategorik bazda bilgi girişleri yapılacaktır.
Envanter ve VERBİS, veriler açısından temelde birçok noktada benzerlik gösterse de 3 konuda farklılık arz etmektedir.
- VERBİS’te, “veri kategorileri” bazında veri sorumlusu tarafından kişisel veri işlenip işlenmediği ve işleniyorsa bu veri kategorilerinin hangi amaçlarla işlendiği, aktarım olup olmadığı, aktarım yapılan alıcı grupları, varsa saklama süresi, ilgili kişiler ve alınan güvenlik tedbirleri konusunda bilgi girişi yapılması gerekirken;
Envanterde veri sorumlusunun tüm iş süreçlerinde yer alan tüm faaliyetleri bazında elde ettiği belge, doküman, veri kümesi, kayıtlar gibi kişisel veri içeren tüm fiziksel veya elektronik ortamlarda işlenen kişisel verilerin her biri için ayrı ayrı olmak üzere hangi amaç ve hukuki gerekçelerle işlendiği, aktarım olup olmadığı, aktarım yapılan üçüncü taraflar, saklama süreleri, veri konusu kişi grupları ve alınan güvenlik tedbirleri bilgisini içeren ve çok daha detaylı olarak hazırlanan bir rapor olması gerekir. Kısaca VERBİS’te sadece başlıklar halinde kategorik bazda bilgi girişi yapılırken, Envanterde bu verilerin, alt kırılımlarıyla birlikte detaylı şekilde yer alması gerekmektedir.
2. Kanunun 16. maddesi gereği kamuya açık olarak Kurumumuzca tutulmakta olan VERBİS’e girilmiş olan bilgiler dileyen herkes tarafından görüntülenebilmekte iken, Envanter veri sorumlusunun kendi bünyesinde kalacak ve kamuya açık olmayacaktır. Ancak, Kurul tarafından talep edilmesi durumunda Envanterin Kurula ibraz edilmesi gerekmektedir. Ayrıca, ilgili kişiler tarafından veri sorumlusuna başvurularda, ilgili kişiye verilecek cevap için Envanterden faydalanılması gerekmektedir.
3. VERBİS için bir sistem hazırlanmış ve ilgili ekranlardan giriş yapılması zorunlu tutulmuşken Envanterin şekli açısından herhangi bir yönlendirme yapılmamıştır. Envanter, örneğin office dosyası şeklinde veya veri tabanında ilgili dosyalarda tutulabilecektir.