6698 Sayılı Kanunun 16 inci maddesinde Veri Sorumluları Sicilinin kamuya açık olarak tutulması öngörülmüştür. Buna göre, VERBİS’e veri sorumlularınca girilen bilgiler kurum internet sayfamız olan www.kvkk.gov.tr adresi üzerinden paylaşılacaktır.

Sicil  kamuya açık olarak tutulmakla birlikte Kişisel Verileri Koruma Kurumunun da çeşitli teknik ve idari tedbirleri alması gerektiğinden, ilgili kişilerce çeşitli doğrulama yöntemleri kullanılmak suretiyle söz konusu bilgilere erişim sağlanabilecektir 6698 sayılı Kanunun Geçici 1 inci maddesinin 5 inci fıkrasına istinaden; kamu kurum ve kuruluşlarında bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili koordinasyonu sağlamak üzere üst düzey bir yöneticinin belirlenerek Kişisel Verileri Koruma Kurumuna bildirilmesi gerekmektedir.

Veri Sorumluları Sicili hiçbir şekilde kişisel veri barındırmayacaktır. VERBİS sistemine, ilgili kişilerin kişisel verileri değil, aksine başlıklar halinde kategorik bazda hangi tür kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği, ne kadar süreyle muhafaza edileceği ve kategorik bazda nerelere aktarılabileceği gibi bilgiler girilecektir. Bu nedenle, VERBİS kesinlikle kişisel veri içermeyecek ve dolayısıyla da kişisel verilerin kamuya ifşa edilmesi gibi bir durum da söz konusu olmayacaktır.

Kanunun 16 ncı maddesi gereği veri sorumlusu veya veri sorumlusu temsilcisinin adı soyadı ve adresi ile irtibat kişisinin adı soyadı ve adresi bilgisi ilgili kişilerce gerektiğinde başvuru yapılabilmesi için yayımlanmak zorunda olduğundan VERBİS’te bu bilgiler yer alacaktır.

Sicile kayıt başvurusu bir bildirimle yapılır ve bu bildirim şu hususları içerir:

1. Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
2. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
3. Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
4. Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
5. Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
6. Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
7. Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre

Kanunun 28 inci maddesinde sayılan hallere ilave olarak, işlenen verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurul tarafından belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Sicile kayıt zorunluluğuna Kurul tarafından istisna getirilebilir.

Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları, kişisel veri işlemeye başlamadan önce veri sorumlusu temsilcisi marifetiyle Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır.

Veri sorumlusu temsilcisi, Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumlularını Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelikte belirtilen konularda asgari temsile yetkili Türkiye’de yerleşik tüzel kişi ya da Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiyi ifade etmektedir. Kanunun uygulanmasıyla ilgili olarak Kurum tarafından veri sorumlusuyla kurulacak her türlü iletişim; Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları için, Sicile bildirilen veri sorumlusu temsilcisi vasıtasıyla gerçekleştirilir.

Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır. Ancak, işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir. Ayrıca Kanunun 28. maddede kapsamındaki hallerde de veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır.

Kanunun Geçici 1. maddesinde, Kanunun yürürlüğe girmesi akabinde veri sorumlularınca yerine getirilecek hususlar belirlenmiştir.

Anılan maddenin 2. fıkrasında, “Veri sorumluları, Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmak zorundadır.” hükmü yer almaktadır. Bu kapsamda öncelikle Kişisel Verileri Koruma Kurulunca kayıt yükümlülüğü için bir başlangıç tarihinin belirlenmesi gerekmektedir. Söz konusu tarihin Kurul tarafından belirlenerek ilan edilmesiyle Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü başlayacaktır.

Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları, kişisel veri işleme faaliyetine başlamadan önce Sicile kayıt olmak zorundadır.

Öte yandan, anılan maddenin 5. fıkrasında “Bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren bir yıl içinde, kamu kurum ve kuruluşlarında bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili koordinasyonu sağlamak üzere üst düzey bir yönetici belirlenerek Başkanlığa bildirilir.” hükmü yer almaktadır. Buna göre, veri sorumlusunun bir kamu kurumu olması halinde, Kanunun uygulanmasıyla ilgili iletişim sağlamak üzere üst düzey bir yönetici belirlenmesi Kuruma bildirilmesi gerekmektedir.

Veri Sorumluları Sicili,  veri sorumlularının kaydedildiği, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun gözetiminde Başkanlık tarafından kamuya açık olarak tutulan sicildir.

Veri kayıt sistemi, kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade etmektedir. Bir dosyalama sistemi olarak nitelenebilecek veri kayıt sistemi elektronik ya da fiziki ortamda oluşturulabilir. Buna göre, veri kayıt sisteminde kişisel veriler, ad, soyad veya kimlik numarası üzerinden sınıflandırılabileceği gibi, örneğin kredi borcunu ödemeyenlere ilişkin oluşturulacak bir sınıflandırma da bu kapsamda değerlendirilmektedir.

Örneğin, herhangi bir kritere bağlı olmaksızın gelişigüzel bir şekilde sadece kişilerin ad ve soyadlarının bir kağıtta yer alması hali, Kanun kapsamına girmemekle birlikte, söz konusu isimlerin belirli bir kritere göre bir kağıda kaydedilmesi halinde, bu veri kaydı Kanun kapsamında değerlendirilmektedir.